Udane wydarzenie plenerowe powstaje na długo przed pojawieniem się pierwszych uczestników. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie charakteru imprezy, liczby gości oraz oczekiwanego sposobu spędzania czasu, a kolejne decyzje podejmować już na podstawie jasno zdefiniowanych potrzeb Inaczej planuje się duże wydarzenie integracyjne z rozbudowanym programem, dlatego wybieranie atrakcji bez wcześniejszej analizy może utrudnić późniejszą logistykę. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a osoba odpowiedzialna za event nie musi reagować na każdy problem dopiero wtedy, gdy się pojawi.
Dobry piknik zaczyna się od właściwych pytań
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć znacznie ważniejsze jest określenie, kto rzeczywiście pojawi się na wydarzeniu. Jeśli znaczną część gości stanowią całe rodziny, program powinien uwzględniać różne grupy wiekowe. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć konkursy angażujące większe grupy. Dobre planowanie nie polega na wykorzystaniu jak największej liczby dostępnych możliwości, lecz na dopasowaniu programu do ludzi, którzy rzeczywiście będą z niego korzystać.
Na etapie briefu dobrze określić proporcję dorosłych i dzieci, organizację transportu oraz stopień formalności. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ liczba gości wpływa na catering i infrastrukturę. Gdy najważniejsze założenia pozostają nieustalone zbyt długo, łatwo o niepotrzebne poprawki, dodatkowe koszty i problemy logistyczne.
Teren pikniku to nie tylko trawa i wolna przestrzeń
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Lokalizację dobrze analizować pod kątem powierzchni potrzebnej do ustawienia poszczególnych stref, a także możliwości przygotowania cateringu. Jeżeli teren wymaga dodatkowych agregatów, namiotów, sanitariatów lub oświetlenia, trzeba wiedzieć o tym przed zamknięciem budżetu Nie mniej istotne pozostaje zaplanowanie ciągów komunikacyjnych pomiędzy cateringiem, sceną i atrakcjami.
Dobrze rozrysowana przestrzeń obejmuje obszar aktywności, wypoczynku oraz obsługi technicznej. Poszczególne atrakcje mogą potrzebować dostępu do zasilania, dlatego planowanie ustawienia wszystkiego „na miejscu” może prowadzić do konfliktów przestrzennych. Przy większym wydarzeniu z wieloma aktywnościami, trzeba umożliwić swobodne przemieszczanie się bez tworzenia niepotrzebnych zatorów. Najlepsza logistyka pozostaje dla gości niemal niewidoczna podczas gdy zaplecze techniczne działa w tle.
Jedna cena nie wystarczy – co naprawdę powinno znaleźć się w ofercie?
W momencie rozpoczęcia poszukiwań osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę organizacja pikników firmowych, a następnie porównuje kilka propozycji. Samo zestawienie cen mówi niewiele, jeśli nie uwzględnia najniższej ceny. Trzeba sprawdzić, jakie elementy są rzeczywiście zawarte w wycenie takie jak catering, wyposażenie czy zaplecze sanitarne. Pozornie tańsza propozycja może wymagać później zamawiania kolejnych usług.
Szczególnie ważne jest ustalenie odpowiedzialności. Jeżeli za poszczególne strefy odpowiadają różne podmioty, ktoś musi połączyć wszystkie harmonogramy w jeden spójny plan. Bez takiego ustalenia łatwo o niejasności dotyczące zasilania i zaplecza. Rozbudowany program wymaga bardziej precyzyjnego planu operacyjnego dlatego dobrze zdefiniować sposób akceptowania zmian.
Co zrobić, gdy dzień pikniku nie przebiega zgodnie z założeniami?
Wydarzenie plenerowe zawsze jest częściowo zależne od warunków, których nie da się kontrolować. Zapasowy scenariusz nie powinien być oznaki przesadnej ostrożności, lecz zabezpieczeniem ciągłości wydarzenia. Organizator powinien wiedzieć, co stanie się z programem przy silnym wietrze, a także jak zostanie zmieniony harmonogram.
Praktyczne zabezpieczenie wydarzenia uwzględnia ponadto opóźnienie dostawy. Nawet najlepszy harmonogram nie usuwa wszystkich niepewności, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Pomaga w tym wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za decyzje operacyjne. Problemy można rozwiązywać według wcześniej ustalonego schematu zamiast powodować niepotrzebne zamieszanie.
Udane wydarzenie nie wynika automatycznie z liczby zamówionych elementów. O powodzeniu organizacyjnym częściej decydują funkcjonalna lokalizacja, realistyczny harmonogram i gotowość na zmianę warunków. Dobrze zaplanowane zaplecze sprawia, że organizacja pozostaje dla gości niemal niewidoczna a kolejne punkty realizowane są zgodnie z przygotowanym scenariuszem.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Artykuł Sponsorowany+